如何寫出讓人想秒回的英文Email：暖心攻略大公開
教你用英文Email溝通，讓對方感受到你的溫度，就像老朋友一樣親切自然，不再害怕寫英文信！
你是不是也曾經覺得寫英文Email很頭痛？明明腦袋裡有很多想法，卻不知道怎麼用英文表達才自然、才不會太正式、太死板？ 或是擔心自己的英文不夠好，寫出來的Email會讓對方覺得很奇怪？別擔心，這篇文章就是為你量身打造的！我們會用最輕鬆、最生活化的方式，教你寫出讓人想秒回的英文Email，讓你在職場上、生活中，都能用英文自信地表達自己。
一、Email開頭：給人好印象的第一步
Email的開頭就像打招呼一樣，重要性不容小覷。一個好的開頭，可以讓對方感受到你的誠意和尊重，也能夠讓對方更願意花時間閱讀你的Email。
簡單的問候語：
最常見也最保險的開頭方式就是使用問候語。你可以根據你和收件人的關係，選擇不同的問候語。
**”Hi [Name],” / “Hello [Name],”**：這兩種是最常用的問候語，適用於大多數情況。如果你和收件人比較熟，或是想營造輕鬆的氛圍，可以使用這種方式。
- 例句：
- “Hi John,” （嗨，約翰，）
- “Hello Mary,” （哈囉，瑪麗，）
- 例句：
**”Dear [Name],”**：這個問候語比較正式一點，適用於你和收件人關係比較不熟，或是需要表達尊重的情況。
- 例句：
- “Dear Mr. Smith,” （親愛的史密斯先生，）
- “Dear Ms. Johnson,” （親愛的強森女士，）
- 例句：
**”Good morning [Name],” / “Good afternoon [Name],” / “Good evening [Name],”**：這種問候語比較正式，適用於你和收件人關係比較不熟，或是需要表達尊重的情況。而且時間性比較強。
- 例句：
- “Good morning John,” （早安，約翰，）
- “Good afternoon Mary,” （午安，瑪麗，）
- 例句：
重點提示：
- 記得在問候語後面加上逗號。
- 如果你不知道收件人的名字，可以使用 “To whom it may concern,”（敬啟者，） 但通常能避免就盡量避免，盡量找到收件人姓名。
客製化的開頭：
如果你想要讓你的Email更特別一點，可以嘗試使用客製化的開頭。客製化的開頭可以讓對方感受到你的用心，也能夠讓對方更願意花時間閱讀你的Email。
感謝對方： 如果對方之前幫過你的忙，或是回覆了你的Email，你可以先感謝對方。
- 例句：
- “Thank you for your prompt reply.” （感謝你的迅速回覆。）
- “Thank you for your help with the project.” （感謝你對這個專案的協助。）
- “I appreciate you taking the time to review this.”（感謝你撥冗審閱這個。）
- 例句：
表達對方的成就： 如果對方最近有什麼成就，你可以表達你的祝賀。
- 例句：
- “Congratulations on your recent promotion!” （恭喜你最近升遷！）
- “I was so happy to hear about your success with the new product.” （我很高興聽到你成功開發出新產品。）
- 例句：
提及共同的朋友或經歷： 如果你和收件人有共同的朋友或經歷，你可以提及這些。
- 例句：
- “I hope you’re doing well. I ran into [共同朋友的名字] the other day and we were talking about you.” （希望你一切都好。我前幾天遇到[共同朋友的名字]，我們還聊到你。）
- “It was great meeting you at the conference last week.” （上週在研討會上見到你真是太好了。）
- 例句：
重點提示：
- 客製化的開頭要簡短、自然，不要太過誇張或虛偽。
- 客製化的開頭要和Email的內容相關，不要無關緊要。
二、Email主旨：讓人想點開的關鍵
Email的主旨就像標題一樣，是決定對方是否要點開你的Email的關鍵。一個好的主旨，可以讓對方知道你的Email內容是什麼，也能夠讓對方更有意願點開你的Email。
簡潔明瞭：
主旨要簡潔明瞭，讓對方一眼就能夠知道你的Email內容是什麼。不要使用太過複雜或模糊的詞語。
- 例句：
- “Meeting Request: Project X Discussion” （會議請求：專案X討論）
- “Follow-up: Our Conversation Last Week” （後續：我們上週的對話）
- “Question about [Topic]” （關於[主題]的問題）
- 例句：
強調重點：
主旨要強調重點，讓對方知道你的Email對他有什麼價值。可以使用一些具有吸引力的詞語，例如 “Urgent”（緊急）、”Important”（重要）、”Action Required”（需要採取行動） 等等。
- 例句：
- “Urgent: Deadline Approaching for [Project]” （緊急：[專案]截止日期將近）
- “Important: New Company Policy Update” （重要：新公司政策更新）
- “Action Required: Please Review and Approve [Document]” （需要採取行動：請審閱並批准[文件]）
- 例句：
個性化：
如果可以，盡量在主旨中加入收件人的名字或公司名稱，讓對方感受到你的Email是特別為他而寫的。
- 例句：
- “Proposal for [公司名稱]: [專案名稱]” （[公司名稱]的提案：[專案名稱]）
- “John, a quick question about our meeting” （約翰，關於我們的會議有個小問題）
- 例句：
重點提示：
- 主旨的長度要適中，不要太長或太短。
- 避免使用垃圾郵件常出現的詞語，例如 “Free”（免費）、”Discount”（折扣） 等等。
- 在回覆Email時，不要更改主旨，除非Email的內容已經和原本的主旨無關。
三、Email內文：清楚、有禮貌、有溫度
Email的內文是Email最重要的部分，也是決定對方是否會回覆你的Email的關鍵。一個好的內文，要清楚、有禮貌、有溫度，才能夠讓對方感受到你的誠意和尊重。
開門見山：
在Email的開頭，就要開門見山地說明你的目的。不要拐彎抹角，浪費對方時間。
- 例句：
- “I am writing to request a meeting to discuss Project X.” （我寫信的目的是為了請求一個會議，討論專案X。）
- “I am writing to follow up on our conversation last week regarding [Topic].” （我寫信的目的是為了後續我們上週關於[主題]的對話。）
- “I am writing to ask a question about [Topic].” （我寫信的目的是為了詢問關於[主題]的問題。）
- 例句：
段落分明：
將Email的內容分成不同的段落，讓對方更容易閱讀和理解。每個段落只講一個重點，不要將太多資訊塞在一個段落裡。
例句：
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14Subject: Question about the Marketing Strategy
Hi John,
I hope you're doing well.
I'm working on the new marketing strategy for the upcoming quarter, and I have a question about the budget allocation.
Specifically, I'm wondering if we should allocate more funds to social media advertising or focus on traditional marketing channels.
Could you please provide some insights on this?
Thank you,
Mary（主旨：關於行銷策略的問題
嗨，約翰，
希望你一切都好。
我正在制定下個季度的新行銷策略，我有一個關於預算分配的問題。
具體來說，我想知道我們是否應該分配更多資金到社群媒體廣告，還是應該專注於傳統行銷管道。
請問你能提供一些見解嗎？
謝謝，
瑪麗）
使用簡單易懂的語言：
不要使用太過專業或複雜的詞語，盡量使用簡單易懂的語言。確保你的Email內容能夠讓對方輕鬆理解。
- 例句：
- 不要說：”Please find attached the aforementioned document.” （請參閱附件中所述的文件。）
- 可以說：”Please find attached the document.” （請參閱附件中的文件。）
- 例句：
保持禮貌：
在Email中要保持禮貌，使用 “Please”（請）、”Thank you”（謝謝）、”Sincerely”（真誠地） 等等禮貌用語。即使你需要提出抱怨或批評，也要盡量用委婉的方式表達。
- 例句：
- 不要說：”Your report is terrible.” （你的報告很糟糕。）
- 可以說：”I have some concerns about your report. Could we discuss them further?” （我對你的報告有一些疑慮。我們可以進一步討論嗎？）
- 例句：
加入個人化的元素：
在Email中加入一些個人化的元素，讓對方感受到你的真誠。可以分享一些你個人的想法或感受，或是詢問對方的近況。
- 例句：
- “I hope you had a great weekend.” （希望你週末過得愉快。）
- “I’m really enjoying working on this project with you.” （我真的很享受和你一起合作這個專案。）
- “How’s your family doing?” （你的家人最近好嗎？）
- 例句：
四、Email結尾：留下好印象的最後機會
Email的結尾就像道別一樣，是留下好印象的最後機會。一個好的結尾，可以讓對方感受到你的誠意和尊重，也能夠讓對方更願意與你保持聯繫。
再次感謝對方：
在Email的結尾，可以再次感謝對方花時間閱讀你的Email，或是提供協助。
- 例句：
- “Thank you for your time and consideration.” （感謝你的時間和考慮。）
- “Thank you for your help with this matter.” （感謝你對這件事的協助。）
- 例句：
表達期待：
在Email的結尾，可以表達你期待與對方進一步合作或聯繫。
- 例句：
- “I look forward to hearing from you soon.” （期待盡快收到你的回覆。）
- “I look forward to working with you on this project.” （期待與你一起合作這個專案。）
- “I look forward to meeting you in person.” （期待與你本人見面。）
- 例句：
署名：
在Email的結尾，要署名你的名字。可以使用以下幾種署名方式：
**”Sincerely,”**：這個是最常用的署名方式，適用於大多數情況。
- 例句：
- Sincerely,
John Smith
- Sincerely,
- 例句：
**”Best regards,”**：這個署名方式比較親切一點，適用於你和收件人關係比較熟的情況。
- 例句：
- Best regards,
Mary Johnson
- Best regards,
- 例句：
**”Warmly,”**：這個署名方式比較溫暖一點，適用於你想要營造輕鬆氛圍的情況。
- 例句：
- Warmly,
David Lee
- Warmly,
- 例句：
**”Respectfully,”**：這個署名方式比較正式一點，適用於你和收件人關係比較不熟，或是需要表達尊重的情況。
- 例句：
- Respectfully,
Jane Wang
- Respectfully,
- 例句：
重點提示：
- 署名要放在Email內容的下方，並與Email內容之間空一行。
- 在署名下方，可以加上你的職稱、公司名稱、聯絡方式等等。
五、實際案例分享：讓Email溝通更順暢
看完上面的教學，是不是覺得寫英文Email其實沒有想像中那麼難？ 接下來，我們就來分享幾個實際的Email案例，讓你更清楚地了解如何運用這些技巧。
案例一：請求會議
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12Subject: Meeting Request: Project Brainstorming Session
Hi Sarah,
Hope you're having a great week!
I'm writing to request a meeting to brainstorm ideas for the upcoming marketing campaign. I believe your insights on the target audience would be invaluable.
Would you be available for a 30-minute meeting sometime next week? Please let me know what time works best for you.
Thank you,
David（主旨：會議請求：專案腦力激盪會議
嗨，莎拉，
希望你這週過得愉快！
我寫信的目的是為了請求一個會議，腦力激盪關於即將到來的行銷活動的想法。我相信你對目標受眾的見解會非常有價值。
你下週是否有空參加一個30分鐘的會議？ 請告訴我哪個時間對你來說最方便。
謝謝，
大衛）說明：
- 主旨簡潔明瞭，讓Sarah知道David想要請求一個會議。
- 開頭先問候Sarah，表達關心。
- 明確說明請求會議的目的，並強調Sarah的貢獻。
- 提出具體的會議時間長度，讓Sarah更容易安排時間。
- 結尾感謝Sarah，並表達期待。
案例二：回覆客戶詢問
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15Subject: Re: Inquiry about Product X
Dear Mr. Brown,
Thank you for your interest in Product X.
In response to your question, Product X is indeed compatible with the latest version of [Software Name].
You can find more detailed information about Product X on our website: [網站連結].
Please let me know if you have any further questions.
Sincerely,
Emily Chen
Customer Support（主旨：回覆：關於產品X的詢問
親愛的布朗先生，
感謝您對產品X的興趣。
為了回覆您的問題，產品X確實與最新版本的[軟體名稱]相容。
您可以在我們的網站上找到更多關於產品X的詳細資訊：[網站連結]。
如果您有任何其他問題，請告訴我。
真誠地，
陳艾美
客戶支援）說明：
- 主旨使用 “Re:”，表示這是回覆Email。
- 開頭感謝Mr. Brown的詢問。
- 直接回答Mr. Brown的問題，並提供更多資訊。
- 提供網站連結，方便Mr. Brown查閱。
- 結尾表示願意提供進一步協助。
案例三：通知團隊成員進度
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15Subject: Project Update: Progress Report for Week of [日期]
Hi Team,
This is a quick update on the progress of Project [專案名稱] for the week of [日期].
* [任務一] is on track and expected to be completed by [日期].
* [任務二] is slightly delayed due to [原因], but we are working to catch up.
* [任務三] is completed.
Please let me know if you have any questions or concerns.
Best regards,
Michael（主旨：專案更新：[日期]當週的進度報告
嗨，團隊，
這是關於[日期]當週[專案名稱]專案進度的一個快速更新。
- [任務一]按計劃進行，預計將於[日期]完成。
- [任務二]由於[原因]而略有延遲，但我們正在努力趕上。
- [任務三]已完成。
如果您有任何問題或疑慮，請告訴我。
此致，
麥可）說明：
- 主旨明確說明Email的內容是專案進度報告。
- 使用條列式清單，讓團隊成員更容易閱讀和理解。
- 清楚說明每個任務的進度，並解釋延遲的原因。
- 結尾表示願意回答問題，並提供協助。
六、常見錯誤：避免讓Email溝通出現阻礙
即使你已經掌握了寫英文Email的技巧，還是有可能犯一些常見的錯誤。接下來，我們就來看看一些常見的錯誤，並教你如何避免它們。
語法錯誤：
語法錯誤是最常見的錯誤之一，會讓你的Email看起來不專業。在發送Email之前，一定要仔細檢查語法。你可以使用 Grammarly 等工具來幫助你檢查語法錯誤。
- 例句：
- 錯誤：”I is going to the meeting.”
- 正確：”I am going to the meeting.” （我正要去開會。）
- 例句：
拼字錯誤：
拼字錯誤和語法錯誤一樣，會讓你的Email看起來不專業。在發送Email之前，一定要仔細檢查拼字。你可以使用拼字檢查工具來幫助你檢查拼字錯誤。
- 例句：
- 錯誤：”Thank you for you’re help.”
- 正確：”Thank you for your help.” （謝謝你的幫助。）
- 例句：
使用過於正式的語言：
使用過於正式的語言會讓你的Email看起來很死板，沒有人情味。盡量使用輕鬆、自然的語言。
- 例句：
- 錯誤：”I would like to respectfully request that you provide me with the aforementioned document at your earliest convenience.”
- 正確：”Could you please send me the document when you have a moment?” （你方便的時候可以把文件寄給我嗎？）
- 例句：
使用不必要的縮寫：
使用不必要的縮寫會讓你的Email難以理解。盡量避免使用縮寫，除非對方知道你在說什麼。
- 例句：
- 錯誤：”FYI, we need to ASAP get this done.”
- 正確：”For your information, we need to get this done as soon as possible.” （供您參考，我們需要盡快完成這件事。）
- 例句：
沒有明確的行動呼籲：
如果你的Email沒有明確的行動呼籲，對方可能不知道你想要他做什麼。在Email的結尾，一定要明確地告訴對方你希望他做什麼。
- 例句：
- 錯誤：”I hope you find this information helpful.”
- 正確：”Please let me know if you have any questions or would like to schedule a meeting.” （如果您有任何問題或想安排會議，請告訴我。）
- 例句：
七、持續練習：讓英文Email溝通更自然
寫英文Email就像學習任何其他技能一樣，需要不斷的練習。不要害怕犯錯，從錯誤中學習，並不斷改進你的Email技巧。
多讀英文Email：
多讀英文Email可以幫助你學習不同的Email風格和用法。你可以訂閱一些英文電子報，或是閱讀一些英文部落格。
多寫英文Email：
多寫英文Email可以幫助你練習你的Email技巧。你可以和你的朋友或同事用英文Email溝通，或是參加一些英文Email寫作課程。
尋求回饋：
你可以請你的朋友或同事幫你檢查你的英文Email，並提供回饋。你可以問他們你的Email是否清楚、有禮貌、有溫度。
使用工具：
可以使用一些工具來幫助你寫英文Email，例如 Grammarly、拼字檢查工具等等。
希望這篇文章能幫助你寫出更棒的英文Email！記住，溝通的重點在於真誠和尊重，只要你用心，一定能寫出讓人想秒回的英文Email。加油！