會議記錄寫得像聊天一樣：讓老闆、同事都愛看的秘密武器
這篇文章要跟大家分享如何用像聊天一樣的方式，把會議記錄寫得活潑又精準，讓大家不再覺得會議記錄是枯燥乏味的文件，而是充滿溫度的交流。
想要寫出讓人愛看的會議記錄嗎？這篇文章教你用台灣用語的繁體中文，把會議記錄寫得像跟朋友聊天一樣，輕鬆掌握會議重點，讓老闆、同事都覺得你超專業！
會議記錄：不只是記錄，更是溝通的橋樑
大家有沒有覺得，有時候打開會議記錄，看到的都是密密麻麻的文字，感覺好像在讀一本法律條文，讓人昏昏欲睡？其實，會議記錄不應該只是單純的「記錄」，更應該是促進溝通的「橋樑」。一份好的會議記錄，不僅能清楚呈現會議內容，還能讓沒參加會議的同事快速掌握重點，甚至激發更多討論與想法。
轉換思維：從「報告」到「聊天」
要讓會議記錄變得更吸引人，首先要轉換思維，把它從「報告」變成「聊天」。想像一下，你正在跟朋友分享今天的會議內容，你會怎麼說？你會用什麼樣的語氣？你會強調哪些重點？
用台灣用語，拉近距離
使用台灣用語，可以讓會議記錄更貼近生活，拉近與讀者的距離。像是：
- 不要說「確認」，可以說「敲定」或「搞定」
- 英文： Instead of saying “confirm,” say “nail down” or “get it done.”
- 例句： 「我們已經敲定了下週的提案簡報時間。」 (“We’ve nailed down the presentation time for next week’s proposal.”)
- 不要說「項目」，可以說「案子」或「事情」
- 英文： Instead of saying “item,” say “case” or “matter.”
- 例句： 「這個案子的進度有點delay，大家要加把勁。」 (“The progress of this case is a bit delayed, everyone needs to work harder.”)
- 不要說「執行」，可以說「做」或「處理」
- 英文： Instead of saying “execute,” say “do” or “handle.”
- 例句： 「這個行銷活動要怎麼做，大家有什麼想法？」 (“How should we do this marketing campaign? What are your ideas?”)
- 不要說「目標」，可以說「目的」或「想要達成的」
- 英文: Instead of saying “objective,” say “purpose” or “what we want to achieve.”
- 例句： 「我們這次會議的目的是要討論如何提高業績。」 (“The purpose of this meeting is to discuss how to increase sales.”)
善用口語化表達，增加親切感
除了使用台灣用語，還可以善用口語化的表達方式，讓會議記錄更具親切感。
- 多用疑問句，引發思考
- 英文： Use more question sentences to trigger thinking.
- 例句： 「關於預算的部分，大家覺得這樣OK嗎？」 (“Regarding the budget, does everyone think this is OK?”)
- 加入一些感嘆詞，表達情緒
- 英文： Add some interjections to express emotions.
- 例句： 「哇！這個提案真的太棒了！」 (“Wow! This proposal is really great!”)
- 使用一些俚語，增加趣味性
- 英文： Use some slang to add fun.
- 例句： 「這個問題我們要想辦法搞定。」 (“We need to find a way to figure out this problem.”)
範例：將死板的會議記錄變活潑
讓我們來看看一個實際的例子，如何將一份死板的會議記錄變得更活潑：
原始版本：
會議主題：行銷策略討論
出席人員：小明、小美、阿強
會議內容：
- 討論了下季度的行銷目標。
- 確認了各項行銷活動的執行時間。
- 針對預算分配進行了審核。
- 決議了與A公司合作的方案。
改造後的版本：
這次開會，大家主要在聊下個季度的行銷策略，出席的有小明、小美跟阿強。
- 首先，我們敲定了下個季度的行銷目的，就是要讓業績再往上衝！
- 然後，我們也把每個行銷活動的時間表給喬好了，確保大家不會撞期。
- 預算的部分，我們也仔細看了一下，確認每一筆錢都能花在刀口上。
- 我們決定要跟A公司合作啦！相信這次合作一定能創造雙贏。
分析：改造前後的差異
- 語言更口語化： 從「討論」、「確認」、「審核」、「決議」變成「聊」、「敲定」、「看」、「決定」，更貼近日常用語。
- 加入情感色彩： 使用「再往上衝！」、「喬」、「啦！」等詞語，讓會議記錄更生動有趣。
- 強調重點： 使用粗體字標示重點，讓讀者更容易掌握會議的核心內容。
會議記錄的結構：讓重點一目瞭然
一份好的會議記錄，除了內容要活潑有趣，結構也很重要。清晰的結構可以讓讀者更容易掌握重點，提高閱讀效率。
建議的結構：
- 會議名稱（Meeting Title）： 簡潔明瞭地說明會議主題。
- 英文： Concisely describe the meeting topic.
- 例句： 「下季度行銷策略討論會議」（Next Quarter Marketing Strategy Discussion Meeting）
- 出席人員（Attendees）： 列出所有參與會議的人員。
- 英文： List all participants in the meeting.
- 例句： 小明、小美、阿強 (Xiao Ming, Xiao Mei, A-Qiang)
- 會議時間（Meeting Time）： 記錄會議舉行的時間。
- 英文： Record the time the meeting was held.
- 例句： （可省略，除非有需要特別強調時間點）
- 會議地點（Meeting Location）： 記錄會議舉行的地點。
- 英文： Record the location where the meeting was held.
- 例句： （可省略，除非有需要特別強調地點）
- 會議目的（Meeting Purpose）： 簡要說明本次會議的目標或目的。
- 英文： Briefly describe the goal or purpose of this meeting.
- 例句： 討論下季度行銷策略 (Discuss next quarter’s marketing strategy)
- 會議重點（Key Discussion Points）： 這是會議記錄的核心部分，需要詳細記錄會議討論的重點內容。
- 英文： This is the core part of the meeting minutes, and it is necessary to record the key content of the meeting discussion in detail.
- 用法：
- 分條列點： 使用條列式或數字編號，將每個重點分開呈現，方便閱讀。
- 英文： Use bullet points or numbering to present each key point separately for easy reading.
- 摘要重點： 不要照抄每個人的發言，而是將其精華濃縮成簡潔的句子。
- 英文： Do not copy each person’s speech verbatim, but condense the essence into concise sentences.
- 記錄決議： 明確記錄會議達成的共識或決議。
- 英文： Clearly record the consensus or resolutions reached at the meeting.
- 記錄行動項目： 記錄需要執行的行動項目，並指派負責人。
- 英文： Record the action items to be executed and assign responsible persons.
- 分條列點： 使用條列式或數字編號，將每個重點分開呈現，方便閱讀。
- 例句：
- 重點一： 大家一致認為下季度應該加強社群媒體的行銷力度。 (Everyone agreed that we should strengthen social media marketing efforts next quarter.)
- 行動項目： 小美負責研究新的社群媒體平台。 (Action item: Xiao Mei is responsible for researching new social media platforms.)
- 待辦事項（Action Items）： 將所有需要執行的行動項目集中列出，方便追蹤進度。
英文： List all action items that need to be executed to facilitate tracking progress.
用法：
- 表格呈現： 可以使用表格呈現，包含行動項目、負責人、截止日期等資訊。
- 英文： Can be presented in a table, including action items, responsible person, due date and other information.
- 定期追蹤： 定期追蹤待辦事項的進度，確保所有項目都能按時完成。
- 英文： Track the progress of the to-do list regularly to ensure that all items can be completed on time.
- 表格呈現： 可以使用表格呈現，包含行動項目、負責人、截止日期等資訊。
例句：
行動項目 (Action Item) 負責人 (Responsible Person) 截止日期 (Due Date) 研究新的社群媒體平台 (Research new social media platforms) 小美 (Xiao Mei) 下週五 (Next Friday) 擬定社群媒體行銷計畫 (Develop social media marketing plan) 阿強 (A-Qiang) 下下週五 (Two Fridays Later)
如何讓會議記錄更易讀？
除了結構之外，排版也很重要。好的排版可以讓會議記錄更易讀，減少閱讀疲勞。
- 使用標題和副標題： 將內容分成不同的段落，並使用標題和副標題標示每個段落的主題。
- 英文： Use headings and subheadings to divide the content into different paragraphs and use headings and subheadings to indicate the topic of each paragraph.
- 善用空白： 在段落之間留出適當的空白，讓閱讀更舒適。
- 英文： Leave appropriate spacing between paragraphs to make reading more comfortable.
- 使用粗體字或斜體字： 強調重要的詞語或句子。
- 英文： Emphasize important words or sentences with bold or italics.
- 使用顏色： 可以使用顏色標示不同的內容，例如，使用綠色表示已完成的項目，使用紅色表示需要特別注意的項目。
- 英文： You can use colors to mark different content. For example, use green to indicate completed items and red to indicate items that need special attention.
實際案例分享：讓會議記錄發揮最大效益
我想分享一個實際案例，說明如何讓會議記錄發揮最大效益。
- 情境： 一家新創公司正在開發一款新的手機應用程式。
- 問題： 團隊成員分散各地，溝通效率較低，容易產生誤解。
- 解決方案：
- 每次會議後，專案經理都會撰寫一份詳細的會議記錄，並使用活潑有趣的語言，讓大家更容易理解。
- 會議記錄會上傳到雲端硬碟，方便所有成員隨時查閱。
- 專案經理會定期追蹤待辦事項的進度，確保所有項目都能按時完成。
- 成果： 團隊成員之間的溝通效率大幅提高，專案進度也更加順利。
結論：會議記錄不再是負擔
希望透過今天的分享，大家都能學會如何撰寫一份讓人愛看的會議記錄。記住，會議記錄不只是記錄，更是溝通的橋樑。只要用心經營，就能讓會議記錄發揮最大的效益，提升團隊的整體效率。下次開會的時候，不妨試試這些方法，讓你的會議記錄不再是負擔，而是成為團隊成功的秘密武器！