職場英文會議不NG：開會也能像聊天一樣輕鬆上手！
想在英文會議上侃侃而談，卻總是詞窮、害怕說錯話嗎？別擔心！這篇文章要帶你用最道地的台灣口吻，學會各種超實用的職場英文會議句型，讓你輕鬆應付各種狀況，開會就像跟朋友聊天一樣自然！
會議開始前的暖身操：準備萬全，信心滿滿！
會議開始前，做好準備是成功的關鍵。就像考試前要複習一樣，掌握會議的議題、目標，以及參與者的背景，都能讓你更加自信。
Setting the agenda: (設定議程)
這個句型非常重要，用來確認會議的討論重點，避免離題。
- 例句： “Let’s set the agenda for today’s meeting. We’ll be discussing the Q3 performance review and brainstorming ideas for the upcoming marketing campaign.”
- 翻譯： “我們先來設定今天的會議議程。我們會討論第三季的績效回顧，並為即將到來的行銷活動集思廣益。”
- 用法： 在會議一開始，使用這個句型可以讓大家對會議的目標有個清晰的了解。
- 解釋： Agenda 就是議程的意思，這個詞在職場非常常見，一定要記住喔！
Welcome everyone and thank them for attending: (歡迎大家並感謝他們的參與)
這是個基本的禮貌，營造友善的氣氛。
- 例句： “Good morning, everyone! Welcome, and thank you for taking the time to join this meeting.”
- 翻譯： “大家早安！歡迎大家，感謝你們撥冗參加這次會議。”
- 用法： 在會議開始時，用簡單的問候和感謝，可以讓大家感到被重視。
- 解釋： 就像我們平常跟朋友見面會打招呼一樣，會議也是一樣的道理。
Briefly introduce the purpose of the meeting: (簡要介紹會議的目的)
讓大家知道為什麼要開這個會，避免浪費時間。
- 例句： “The purpose of this meeting is to discuss the budget allocation for the next fiscal year.”
- 翻譯： “這次會議的目的是討論下個財政年度的預算分配。”
- 用法： 用簡單明瞭的語言，告訴大家這次會議要討論什麼。
- 解釋： Purpose 就是目的的意思，這個詞也很重要，常常會用到。
會議進行中的攻防術：表達意見，溝通無礙！
會議進行中，如何清晰地表達自己的想法，並有效地與他人溝通，是會議成功的關鍵。
Giving your opinion: (表達你的意見)
勇敢說出你的想法，但要注意語氣和禮貌。
- 例句1： “In my opinion, we should focus on improving customer service.”
- 翻譯： “我認為，我們應該專注於改善客戶服務。”
- 用法： 直接表達你的看法。
- 例句2： “From my perspective, this approach might be too risky.”
- 翻譯： “從我的角度來看，這種方法可能太冒險了。”
- 用法： 從你的角度出發，委婉地表達你的看法。
- 例句3： “I believe that we need to consider the long-term implications.”
- 翻譯： “我相信我們需要考慮長期的影響。”
- 用法： 用 “I believe” 來表達你的信念。
- 解釋： 不要害怕說出自己的想法，但要注意語氣，可以用 “In my opinion”、”From my perspective”、”I believe” 等句型來緩和語氣。
Agreeing with someone: (同意別人的意見)
表達同意時，可以更具體地說明你同意的原因。
- 例句1： “I agree with you. That’s a great point.”
- 翻譯： “我同意你。那是個很棒的觀點。”
- 用法： 簡單明瞭地表達同意。
- 例句2： “I couldn’t agree more. That’s exactly what I was thinking.”
- 翻譯： “我完全同意。那正是我所想的。”
- 用法： 強調你非常同意。
- 例句3： “I think you’re absolutely right. We should definitely consider that.”
- 翻譯： “我認為你完全正確。我們絕對應該考慮那個。”
- 用法： 用 “absolutely right” 來強調你非常同意。
- 解釋： 除了簡單的 “I agree” 之外，可以用更具體的句子來表達你的同意，讓對方知道你真的有在聽。
Disagreeing politely: (委婉地表達不同意)
即使不同意別人的意見，也要保持禮貌，避免衝突。
- 例句1： “I see your point, but I’m not sure I agree.”
- 翻譯： “我了解你的觀點，但我不太確定我是否同意。”
- 用法： 先肯定對方的觀點，再委婉地表達不同意。
- 例句2： “That’s an interesting idea, but I’m concerned about the potential risks.”
- 翻譯： “那是個有趣的點子，但我擔心潛在的風險。”
- 用法： 先肯定對方的點子，再表達你的顧慮。
- 例句3： “While I appreciate your suggestion, I think we should explore other options first.”
- 翻譯： “雖然我很感謝你的建議，但我認為我們應該先探索其他選項。”
- 用法： 先感謝對方的建議，再提出不同的看法。
- 解釋： 避免直接說 “I disagree”，可以用更委婉的句子來表達你的不同意，例如 “I see your point, but…”、”That’s an interesting idea, but…”、”While I appreciate your suggestion…”。
Asking for clarification: (請求澄清)
如果聽不懂或不確定，一定要提出問題，確保理解正確。
- 例句1： “Could you please clarify what you mean by ‘synergy’?”
- 翻譯： “你可以請你澄清一下你說的 ‘協同作用’ 是什麼意思嗎？”
- 用法： 直接請求澄清。
- 例句2： “I’m not sure I understand. Could you please give me an example?”
- 翻譯： “我不確定我是否理解。你可以給我一個例子嗎？”
- 用法： 請求對方提供例子來幫助理解。
- 例句3： “Could you elaborate on that point?”
- 翻譯： “你可以詳細說明那個點嗎？”
- 用法： 請求對方詳細說明。
- 解釋： 不要害怕提出問題，這代表你有在認真聽，而且想要理解對方。
Interrupting politely: (禮貌地打斷)
如果需要打斷別人說話，要先道歉，並說明原因。
- 例句1： “Excuse me, could I just jump in here for a moment?”
- 翻譯： “不好意思，我可以打斷一下嗎？”
- 用法： 用 “Excuse me” 來表達歉意。
- 例句2： “Sorry to interrupt, but I have a quick question.”
- 翻譯： “抱歉打斷一下，但我有一個快速的問題。”
- 用法： 說明你打斷的原因。
- 例句3： “Pardon me for interrupting, but I think this is relevant to the current discussion.”
- 翻譯： “請原諒我打斷一下，但我認為這與目前的討論相關。”
- 用法： 說明你的打斷與目前的討論相關。
- 解釋： 打斷別人說話是一種不禮貌的行為，所以一定要先道歉，並說明原因，讓對方知道你不是故意要打斷他。
Summarizing: (總結)
在討論完一個議題後，可以總結一下，確保大家理解一致。
- 例句1： “So, to summarize, we’ve agreed to focus on improving customer service and exploring new marketing channels.”
- 翻譯： “所以，總結一下，我們已經同意專注於改善客戶服務，並探索新的行銷管道。”
- 用法： 總結已達成的共識。
- 例句2： “Let me just recap what we’ve discussed so far.”
- 翻譯： “讓我簡單回顧一下我們目前討論的內容。”
- 用法： 回顧討論的重點。
- 例句3： “To recap, we need to finalize the budget by next week.”
- 翻譯： “總而言之，我們需要在下週前完成預算。”
- 用法： 強調接下來的行動。
- 解釋： Summarizing 可以幫助大家確認是否理解一致，避免產生誤解。
會議結束後的收操：確認行動，追蹤進度！
會議結束後，確認行動項目，並追蹤進度，確保會議的成果能有效落實。
Action items: (行動項目)
清楚列出每個人的行動項目，以及完成期限。
- 例句： “Okay, so the action items are: John will research the new marketing channels, and Mary will prepare the budget proposal. Please have these completed by next week.”
- 翻譯： “好的，所以行動項目是：John 將研究新的行銷管道，而 Mary 將準備預算提案。請在下週前完成這些。”
- 用法： 清楚列出每個人的任務和期限。
- 解釋： Action items 是確保會議成果落實的關鍵，一定要清楚明確。
Next steps: (下一步)
確認下一步要做什麼，以及誰負責。
- 例句： “Our next step is to review the budget proposal and schedule a follow-up meeting to discuss it.”
- 翻譯： “我們的下一步是審查預算提案，並安排一個後續會議來討論它。”
- 用法： 清楚說明下一步要做什麼。
- 解釋： Next steps 可以幫助大家了解接下來的流程，避免延遲。
Scheduling follow-up meeting: (安排後續會議)
如果需要再次開會討論，可以安排後續會議。
- 例句： “Let’s schedule a follow-up meeting for next Tuesday to discuss the budget proposal in more detail.”
- 翻譯： “我們安排下週二舉行後續會議，以更詳細地討論預算提案。”
- 用法： 清楚說明後續會議的時間和目的。
- 解釋： Follow-up meeting 可以幫助大家持續追蹤進度，確保目標達成。
Thanking everyone for their participation: (感謝大家的參與)
在會議結束時，再次感謝大家的參與。
- 例句： “Thank you all for your participation and valuable input. This was a very productive meeting.”
- 翻譯： “感謝大家的參與和寶貴意見。這是一個非常有效率的會議。”
- 用法： 用簡單的感謝來結束會議。
- 解釋： 就像我們平常跟朋友道別一樣，會議結束時也要表達感謝，營造友善的氛圍。
額外加分：讓你的英文會議更上一層樓！
Using visual aids: (使用視覺輔助工具)
使用簡報、圖表等視覺輔助工具，可以讓你的表達更清晰，更容易被理解。
- 例句： “Let me show you a chart that illustrates the recent sales trends.”
- 翻譯： “讓我給你看一張圖表，說明最近的銷售趨勢。”
- 解釋： Visual aids 可以幫助大家更容易理解複雜的資訊。
Practicing active listening: (練習積極傾聽)
專心聽別人說話，並適時地提出問題，表達你的理解。
- 例句： “So, if I understand correctly, you’re suggesting that we increase the marketing budget?”
- 翻譯： “所以，如果我理解正確的話，你建議我們增加行銷預算？”
- 解釋： Active listening 可以幫助你更好地理解對方，並建立良好的溝通關係。
Being aware of cultural differences: (了解文化差異)
不同的文化有不同的溝通方式，了解文化差異可以幫助你避免誤解。
- 例句： “In some cultures, it’s considered rude to interrupt someone while they’re speaking.”
- 翻譯： “在某些文化中，打斷別人說話被認為是不禮貌的。”
- 解釋： Cultural awareness 可以幫助你更有效地與來自不同文化背景的人溝通。
結論：多練習，多應用，你也能成為英文會議高手！
以上的句型和用法，都是在職場英文會議中非常實用的。記住，多練習，多應用，你也能成為英文會議高手！只要掌握這些技巧，開會就像跟朋友聊天一樣輕鬆自在！不要害怕犯錯，每一次的練習都是成長的機會！加油！