英文Email像聊天一樣上手：告別職場英文恐懼症，暖心教學讓你寫出專業又親切的信件！
用英文寫Email再也不可怕！這篇文章將帶你一步步拆解英文Email的奧秘，從基本架構到進階技巧，用台灣人的角度，教你寫出專業又親切的英文Email，讓溝通更順暢！
寫英文Email，對很多人來說就像是挑戰一道難解的數學題，總是讓人感到壓力山大。深怕一個不小心，用字遣詞不夠精準，就讓對方誤會了意思，影響了專業形象。但其實，寫英文Email就像跟朋友聊天一樣，只要掌握幾個關鍵，就能輕鬆上手，告別職場英文恐懼症！
Email的黃金架構：就像蓋房子一樣，先打好基礎！
一封完整的Email，就像一棟穩固的房子，需要有堅固的基礎架構。掌握這個架構，就能讓你的Email條理分明，重點突出，讓讀者一目瞭然。
Subject Line（主旨）：信件的門面，一定要吸睛！
主旨就像信件的門面，是讀者決定是否打開信件的第一個關鍵。一個好的主旨，應該簡潔明瞭，點明信件的目的，讓讀者一目瞭然。想想看，如果你收到一封主旨寫著 “Meeting” 的信，你可能會覺得很空泛，不知道這封信到底要幹嘛。但如果主旨寫著 “Meeting Request: Project Alpha Update,” 你就能立刻知道這封信是關於 Project Alpha 的進度更新，並且邀請你參加會議。
例句：
- “Inquiry about your products”（詢問您的產品）
- “Follow-up on our meeting yesterday”（昨天會議的後續追蹤）
- “Project Proposal - Alpha Phase”（專案提案 - Alpha 階段）
- “Urgent: System Outage Notification”（緊急：系統停機通知）
用法說明：
- 盡量使用簡潔的詞語，避免過於冗長。
- 使用關鍵字，讓讀者快速了解信件內容。
- 如果信件內容比較緊急，可以在主旨中加入 “Urgent” 或 “Important” 等字眼。
- 避免使用過於籠統的主旨，例如 “Hi” 或 “Question.”
Greeting（稱謂）：展現你的專業與禮貌！
稱謂是Email的開場白，展現你的專業與禮貌。根據你與收件人的關係，選擇合適的稱謂。
- 正式場合： 使用 “Dear Mr./Ms. [Last Name]”，例如 “Dear Mr. Chen” 或 “Dear Ms. Lin.” 這是最正式的稱謂，適用於你不認識對方，或與對方關係比較正式的場合。
- 一般場合： 使用 “Dear [First Name],” 例如 “Dear David,” 或 “Dear Emily.” 如果你與對方已經認識，並且關係比較輕鬆，可以使用這個稱謂。
- 不確定性別： 使用 “Dear Sir/Madam,” 或 “To Whom It May Concern,” 如果你不確定收件人的性別，可以使用這兩個稱謂。但盡量避免使用 “To Whom It May Concern,” 因為它比較 impersonal（不帶個人情感），除非真的無法得知收件人的姓名和性別。
- 團隊或部門： 使用 “Dear [Team Name] Team,” 例如 “Dear Marketing Team,” 或 “Dear HR Department.” 如果你要寄信給整個團隊或部門，可以使用這個稱謂。
例句：
- “Dear Mr. Johnson,”（尊敬的強森先生）
- “Dear Sarah,”（親愛的莎拉）
- “Dear Sir/Madam,”（敬愛的先生/女士）
- “Dear Hiring Manager,” (尊敬的招募經理)
- “Dear Customer Service Team,” (尊敬的客服團隊)
用法說明：
- 如果知道對方的稱謂（例如 Dr., Professor），可以直接使用，例如 “Dear Dr. Wang.”
- 避免使用過於隨意的稱謂，例如 “Hi [First Name],” 除非你與對方關係非常親密。
- 在商務場合，建議使用正式的稱謂，以展現你的專業。
Body（正文）：清晰表達你的目的與需求！
正文是Email的核心，需要清晰表達你的目的與需求。在撰寫正文時，可以遵循以下原則：
- 開門見山： 在第一段就點明信件的目的，讓讀者快速了解你的意圖。
- 條理分明： 將信件內容分成幾個段落，每個段落闡述一個重點。
- 重點突出： 使用粗體、底線或項目符號等方式，突出重點信息。
- 用詞精準： 避免使用模糊不清的詞語，確保讀者能正確理解你的意思。
- 語氣禮貌： 使用禮貌的語氣，即使在表達不滿或提出要求時，也要保持尊重。
例句：
- “I am writing to inquire about…”（我寫信是為了詢問…）
- “I am writing to follow up on our previous conversation regarding…”（我寫信是為了追蹤我們之前關於…的談話）
- “I am writing to inform you that…”（我寫信是為了通知您…）
- “Could you please provide me with more information about…?”（您可以提供我更多關於…的信息嗎？）
- “I would appreciate it if you could…”（如果您能…，我將非常感激）
用法說明：
- 使用簡潔的句子，避免使用過於複雜的語法。
- 使用主動語態，讓你的表達更加直接有力。
- 避免使用俚語或口語化的表達方式，保持專業的形象。
- 在表達請求時，使用禮貌的語氣，例如 “Could you please…” 或 “I would appreciate it if you could…”
- 在表達感謝時，可以使用 “Thank you for your time and consideration.” 或 “I appreciate your help.”
Closing（結尾）：留下好印象，為信件畫上完美句點！
結尾是Email的最後一部分，可以用來表達感謝、總結內容或提出下一步行動。
- 表達感謝： 使用 “Thank you for your time and consideration,” 或 “Thank you for your help.”
- 總結內容： 使用 “In summary,” 或 “To summarize,” 來總結信件的重點。
- 提出下一步行動： 使用 “Please let me know if you have any questions,” 或 “I look forward to hearing from you soon.”
例句：
- “Thank you for your time and consideration.”（感謝您的時間和考慮）
- “I look forward to hearing from you soon.”（期待盡快收到您的回覆）
- “Please let me know if you have any questions.”（如果您有任何問題，請隨時告訴我）
- “Thank you for your prompt response.” (感謝您的迅速回覆)
- “We appreciate your business.” (我們感謝您的惠顧)
用法說明：
- 選擇與信件內容相符的結尾語。
- 避免使用過於隨意的結尾語，例如 “Cheers” 或 “Bye.”
- 在商務場合，建議使用正式的結尾語，以展現你的專業。
Signature（署名）：展現你的專業形象！
署名是Email的最後一部分，包含你的姓名、職稱、公司名稱和聯絡方式。
例句：
1
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5
6
7Sincerely,
John Smith
Marketing Manager
ABC Company
Phone: 555-123-4567
Email: john.smith@abccompany.com用法說明：
- 使用清晰易讀的字體。
- 包含所有必要的聯絡方式。
- 如果公司有規定，可以遵循公司的署名規範。
讓你的Email更上一層樓：進階技巧讓你脫穎而出！
掌握了Email的基本架構，接下來就要學習一些進階技巧，讓你的Email更上一層樓，脫穎而出！
選擇合適的語氣：像變色龍一樣，根據對象調整！
Email的語氣應該根據收件人的身份、你們之間的關係和信件的目的來調整。
- 正式場合： 使用正式的語氣，避免使用俚語或口語化的表達方式。
- 非正式場合： 可以使用比較輕鬆的語氣，但也要注意保持禮貌。
- 表達負面信息： 使用委婉的語氣，避免使用過於強烈的詞語。
例句：
- 正式： “I regret to inform you that…”（我很遺憾地通知您…）
- 非正式： “I’m sorry to say that…”（我很抱歉地說…）
- 表達請求： “Would you mind…?”（您介意…嗎？）
- 表達建議： “You might consider…”（您可以考慮…）
用法說明：
- 在寫Email之前，先想清楚你的目的是什麼，以及你想給對方留下什麼印象。
- 如果對語氣的掌握不太確定，可以請教同事或朋友的意見。
使用積極的語言：讓你的Email充滿正能量！
使用積極的語言，可以讓你的Email充滿正能量，給讀者留下好印象。
- 避免使用否定詞： 例如 “not,” “no,” “never.”
- 使用肯定詞： 例如 “yes,” “always,” “certainly.”
- 強調正面的結果： 例如 “This will help you achieve your goals.”
例句：
- 消極： “We cannot guarantee that…”（我們無法保證…）
- 積極： “We are confident that…”（我們有信心…）
- 消極： “Do not hesitate to contact me.”（不要猶豫與我聯繫）
- 積極： “Please feel free to contact me.”（請隨時與我聯繫）
用法說明：
- 在寫Email時，注意檢查你的用詞，避免使用消極的語言。
- 用積極的語言代替消極的語言，讓你的Email更具吸引力。
校對檢查：避免尷尬的錯誤！
在發送Email之前，一定要仔細校對檢查，避免尷尬的錯誤。
- 檢查拼寫： 使用拼寫檢查工具，確保沒有拼寫錯誤。
- 檢查語法： 檢查語法是否正確，句子是否通順。
- 檢查標點符號： 檢查標點符號是否使用正確。
- 檢查格式： 檢查格式是否整齊，易於閱讀。
建議：
- 讓同事或朋友幫忙校對檢查。
- 將Email打印出來，以便更仔細地檢查。
- 在發送Email之前，先發送給自己一份測試郵件。
加碼小技巧：讓你的英文Email更道地！
除了上述的技巧，還有一些加碼小技巧，可以讓你的英文Email更道地，更貼近native speaker的用法。
使用常見的Email表達： 熟悉一些常用的Email表達，可以讓你的寫作更流暢自然。
- “As per our conversation…” (如同我們談話所說…)
- “For your reference…” (供您參考…)
- “Please find attached…” (請查閱附件…)
- “Just to clarify…” (為了澄清…)
了解文化差異： 不同的文化背景，對Email的禮儀和風格有不同的要求。
- 在一些國家，比較注重禮貌和謙虛，而在另一些國家，則比較注重直接和效率。
- 在寫Email之前，了解收件人的文化背景，可以幫助你選擇合適的語氣和表達方式。
多閱讀英文Email範例： 閱讀大量的英文Email範例，可以幫助你學習不同的寫作風格和表達方式。
- 可以參考一些商務英文寫作書籍或網站，或者請教英語母語人士。
英文Email沒那麼難，多練習就上手！
寫英文Email並不是一件難事，只要掌握了基本的架構和技巧，多加練習，就能夠寫出專業又親切的信件。希望這篇文章能夠幫助你克服職場英文恐懼症，輕鬆應對各種英文Email的挑戰！記住，英文Email就像聊天一樣，重要的是真誠溝通，表達你的意思！