電郵開頭結尾寫得好，工作溝通沒煩惱！暖心範例讓你職場人緣UP
還在煩惱英文email怎麼寫才不會太生硬？這篇文章分享超實用、超暖心的英文email開頭結尾範例，讓你輕鬆掌握職場溝通眉角，打造好人緣！
哈囉大家好呀！相信大家在職場上一定都會用到英文email，不管是跟同事溝通、跟客戶聯絡，甚至是跟老闆報告，都少不了要用英文來寫信。但每次要寫信的時候，是不是都會覺得開頭跟結尾特別難寫？寫太正式感覺很生硬，寫太隨便又怕失禮。
別擔心！今天就來跟大家分享一些超實用、超暖心的英文email開頭跟結尾範例，讓你輕鬆掌握職場溝通眉角，不再煩惱信要怎麼寫啦！
開場白：讓人感到親切又專業
一個好的開場白就像一場成功的約會，第一印象很重要！要讓人覺得你很專業、但又不失親切，才能讓對方願意繼續往下讀。
1. 感謝對方的回覆：
如果對方之前有回覆過你的信，在開頭表達感謝是很基本也很有禮貌的喔！
- “Thank you for your prompt reply.” （感謝你的迅速回覆。）
- 用法：如果對方回覆的速度很快，可以用這個句子表達感謝。
- 解釋：”prompt” 是「迅速的、及時的」的意思。
- “Thank you for getting back to me so quickly.” （感謝你這麼快回覆我。）
- 用法：跟上面那句意思差不多，但語氣更口語一點。
- “It was great speaking with you on [日期] about [主題].” （很高興在[日期]與你談論[主題]。）
- 用法：如果之前有通過電話或視訊，可以在開頭提及，讓對方回憶起你們的對話。
- 解釋：記得把[日期]和[主題]換成實際的日期和主題喔！
- “Following up on our conversation, I wanted to…” （延續我們上次的對話，我想…）
- 用法：承接之前的對話，開始進入正題。
- 解釋：這個句子很適合用在回覆對方信件的時候。
2. 表達問候：
如果對方不是經常聯絡的對象，或者想要營造更友善的氛圍，可以加上一些問候語。
- “I hope this email finds you well.” （希望這封信寄到的時候你一切安好。）
- 用法：是很常見也很通用的問候語。
- 解釋：雖然有點制式，但很安全，不容易出錯。
- “I hope you had a good weekend.” （希望你週末過得愉快。）
- 用法：如果是星期一寄信，可以用這個句子。
- 解釋：可以讓對方覺得你很關心他。
- “I hope you’re having a productive week.” （希望你這週工作順利。）
- 用法：這個句子適合在任何工作日使用。
- 解釋：帶有祝福的意味，讓對方覺得很窩心。
3. 直接切入正題：
如果時間很趕，或者對方很忙碌，可以直接切入正題，讓對方快速了解你的目的。
- “I am writing to you regarding…” （我寫信給你關於…）
- 用法：很直接表明寫信目的的句子。
- 解釋：適合用在正式的場合。
- “The purpose of this email is to…” （這封信的目的是…）
- 用法：跟上面那句意思差不多，但語氣更正式一點。
- “I wanted to quickly follow up on…” （我想快速地追蹤…）
- 用法：適合用在追蹤之前討論過的事情。
- 解釋：”follow up” 是「追蹤、跟進」的意思。
範例：
- “Hi John, Thank you for your prompt reply. Regarding our meeting next week, I wanted to…” （嗨 John，感謝你的迅速回覆。關於我們下週的會議，我想…）
- “Dear Ms. Chen, I hope this email finds you well. I am writing to you regarding the upcoming project.” （親愛的陳小姐，希望這封信寄到的時候你一切安好。我寫信給你關於即將到來的專案。）
- “Hi Team, The purpose of this email is to update you on the progress of the marketing campaign.” （嗨 團隊，這封信的目的是向大家更新行銷活動的進度。）
內容主體：清晰明瞭、條理分明
信件內容要寫得清晰明瞭，條理分明，讓對方能夠快速理解你的意思。可以使用條列式、表格等方式來整理資訊，讓信件更易讀。
1. 說明你的目的：
清楚地說明你寫信的目的，讓對方知道你想要做什麼。
- “I am writing to request…” （我寫信是為了請求…）
- 用法：用於提出請求的時候。
- 解釋：後面要接上你請求的內容。
- “I am writing to inform you that…” （我寫信是為了通知你…）
- 用法：用於通知對方某件事情。
- 解釋：後面要接上你要通知的內容。
- “I am writing to follow up on…” （我寫信是為了追蹤…）
- 用法：用於追蹤之前討論過的事情。
2. 提供詳細的資訊：
提供足夠的資訊，讓對方能夠了解你的需求。
- “Please find attached…” （請參閱附件…）
- 用法：用於附上檔案的時候。
- 解釋：”attached” 是「附上的」的意思。
- “For your reference, please see…” （供您參考，請參閱…）
- 用法：用於提供參考資料的時候。
- 解釋：”reference” 是「參考」的意思。
- “I have included more details below.” （我在下方加入了更多細節。）
- 用法：用於在信件下方提供更多資訊。
3. 提出你的要求：
明確地提出你的要求，讓對方知道你需要他做什麼。
- “Please let me know if you have any questions.” （如果你有任何問題，請告訴我。）
- 用法：用於鼓勵對方提出問題。
- “Please confirm receipt of this email.” （請確認收到這封信。）
- 用法：用於需要對方確認收到信件的時候。
- 解釋：”receipt” 是「收到」的意思。
- “I would appreciate it if you could…” （如果你可以…，我會很感激。）
- 用法：用於提出比較客氣的要求。
- 解釋：後面要接上你的要求。
範例：
- “I am writing to request a meeting to discuss the new marketing strategy. Please find attached the presentation slides for your review.” （我寫信是為了請求開會討論新的行銷策略。請參閱附件的簡報投影片供您參考。）
- “I am writing to inform you that the deadline for the project has been extended to [日期]. Please let me know if you have any questions.” （我寫信是為了通知你專案的截止日期已延至[日期]。如果你有任何問題，請告訴我。）
- “I am writing to follow up on our previous conversation regarding the budget. I would appreciate it if you could provide me with the updated figures by [日期].” （我寫信是為了追蹤我們之前關於預算的對話。如果你可以在[日期]之前提供我更新後的數據，我會很感激。）
結尾：展現你的誠意和感謝
一個好的結尾可以讓對方留下深刻的印象，並增加合作的機會。要展現你的誠意和感謝，讓對方覺得你很重視這次的溝通。
1. 表達感謝：
再次表達感謝，讓對方感受到你的誠意。
- “Thank you for your time and consideration.” （感謝你的時間和考慮。）
- 用法：是很常見也很通用的結尾語。
- 解釋：適合用在正式的場合。
- “Thank you for your assistance.” （感謝你的協助。）
- 用法：用於感謝對方提供協助的時候。
- “Thank you for your understanding.” （感謝你的諒解。）
- 用法：用於請求對方諒解的時候。
2. 提供聯絡方式：
提供你的聯絡方式，方便對方與你聯絡。
- “Please feel free to contact me if you have any questions.” （如果你有任何問題，請隨時與我聯絡。）
- 用法：是很常見也很通用的結尾語。
- “I look forward to hearing from you soon.” （期待盡快收到你的回覆。）
- 用法：用於期待對方回覆的時候。
- “You can reach me at [電話號碼] or [電子郵件地址].” （你可以透過[電話號碼]或[電子郵件地址]與我聯絡。）
- 用法：直接提供你的聯絡方式。
3. 表達祝福：
可以加上一些祝福語，讓對方覺得很窩心。
- “Have a great day!” （祝你有美好的一天！）
- 用法：是很簡單也很常見的祝福語。
- “Have a wonderful week!” （祝你有美好的一週！）
- 用法：適合用在星期五寄信的時候。
- “Wishing you all the best.” （祝你一切順利。）
- 用法：是很真誠的祝福語。
4. 署名：
署名要正式一點，讓對方知道你的職稱和公司。
- “Sincerely,” （誠摯地，）
- 用法：是很常見也很正式的署名方式。
- “Best regards,” （致上最誠摯的問候，）
- 用法：比 “Sincerely” 更口語一點。
- “Kind regards,” （親切的問候，）
- 用法：跟 “Best regards” 意思差不多。
範例：
- “Thank you for your time and consideration. Please feel free to contact me if you have any questions. Sincerely, [你的名字] [你的職稱] [你的公司]” （感謝你的時間和考慮。如果你有任何問題，請隨時與我聯絡。誠摯地，[你的名字] [你的職稱] [你的公司]）
- “Thank you for your assistance. I look forward to hearing from you soon. Best regards, [你的名字] [你的職稱] [你的公司]” （感謝你的協助。期待盡快收到你的回覆。致上最誠摯的問候，[你的名字] [你的職稱] [你的公司]）
- “Thank you for your understanding. Wishing you all the best. Kind regards, [你的名字] [你的職稱] [你的公司]” （感謝你的諒解。祝你一切順利。親切的問候，[你的名字] [你的職稱] [你的公司]）
更多暖心小建議：讓你的email更上一層樓
除了上面的範例之外，還有一些小建議可以讓你的email更上一層樓喔！
1. 客製化你的信件：
不要只用罐頭訊息，盡量針對不同的對象和情況，客製化你的信件。例如，如果對方是你的好朋友，可以用比較輕鬆的語氣；如果對方是你的老闆，就要用比較正式的語氣。
2. 注意語氣和用字遣詞：
要避免使用太過強硬或帶有情緒的字眼，盡量用委婉、客氣的語氣。例如，不要說 “You must do this,” 而是說 “I would appreciate it if you could do this.”
3. 校對你的信件：
在寄出信件之前，一定要仔細檢查有沒有錯字或文法錯誤。一個錯誤百出的信件會讓對方覺得你不夠專業。
4. 快速回覆信件：
盡量在24小時內回覆信件，讓對方覺得你很重視他的來信。
5. 使用適當的表情符號：
在比較輕鬆的場合，可以使用一些表情符號來增加信件的溫度。但是，在正式的場合，就要避免使用表情符號。
寫好英文email的秘訣就是：多練習、多觀察、多學習。相信只要你用心，一定可以寫出讓對方感到滿意的email！希望這些分享對大家有幫助，祝大家在職場上都能溝通順利、人緣滿滿喔！