會議記錄原來這麼簡單！讓你輕鬆掌握英文會議記錄的寫法，不再害怕開會！
這篇文章將帶你一步步了解英文會議記錄的寫法，用台灣人的角度，分享一些實用的技巧和例子，讓你不再害怕開會，也能寫出清晰明瞭的會議記錄。
會議記錄，就像是我們開會時的筆記，它記錄了會議的重點，包括討論的內容、決定的事項、以及負責人等等。一份好的會議記錄，可以幫助大家回顧會議內容，確保決策的執行，也能讓沒有參與會議的人了解會議的狀況。
會議記錄的結構：就像蓋房子一樣，先打好地基！
一份完整的英文會議記錄，通常包含以下幾個部分：
會議標題 (Meeting Title): 就像一篇文章的標題，要簡潔明瞭地告訴大家這次會議的主題。
- 範例: Project Alpha Kick-Off Meeting
- 中文翻譯: Alpha專案啟動會議
- 說明: 標題要盡量簡短，包含專案名稱和會議目的。想像一下，如果你的朋友跟你說 “我們來聊聊那個案子”，你會希望他/她先講清楚是哪個案子，對吧？會議標題也是一樣的道理。
會議日期、時間和地點 (Date, Time, and Location): 清楚地記錄會議的時間和地點，方便大家回顧和查找。
- 範例: Date: 2024/04/01, Time: 10:00 AM - 12:00 PM, Location: Conference Room A
- 中文翻譯: 日期: 2024年4月1日, 時間: 上午10:00 - 中午12:00, 地點: A會議室
- 說明: 記得要使用正確的日期格式，例如YYYY/MM/DD或是MM/DD/YYYY，視公司的習慣而定。時間也要註明是上午 (AM) 還是下午 (PM)。
與會者和缺席者 (Attendees and Absentees): 列出所有參與會議的人員姓名和職稱，以及缺席的人員姓名。
- 範例:
- Attendees: John Smith (CEO), Mary Johnson (Marketing Manager), David Lee (Sales Director)
- Absentees: Sarah Chen (HR Manager)
- 中文翻譯:
- 與會者: John Smith (執行長), Mary Johnson (行銷經理), David Lee (業務總監)
- 缺席者: Sarah Chen (人資經理)
- 說明: 如果有特別來賓或是重要人物，可以在姓名後面註明。就像我們在Line群組裡面標記重要人物一樣，會議記錄也要讓大家清楚知道誰有出席。
- 範例:
會議議程 (Agenda): 簡要列出會議要討論的項目，讓大家事先了解會議的重點。
- 範例:
- Review of Project Alpha progress
- Discussion of marketing strategy
- Budget allocation
- Action items and next steps
- 中文翻譯:
- 檢討Alpha專案進度
- 討論行銷策略
- 預算分配
- 行動項目和後續步驟
- 說明: 議程的編排要條理分明，可以使用數字或項目符號來呈現。想像一下，如果去餐廳吃飯，你會希望菜單是有條有理的，而不是全部擠在一起，對吧？議程也是一樣的道理。
- 範例:
會議內容 (Meeting Minutes): 這是會議記錄的核心部分，詳細記錄了會議的討論內容、決議事項、以及負責人等等。
- 範例:
- 1. Review of Project Alpha progress:
- John Smith reported that the project is on schedule and within budget.
- Mary Johnson suggested conducting a user survey to gather feedback.
- Decision: The team agreed to conduct a user survey. (Action item: Mary Johnson to coordinate the survey)
- 2. Discussion of marketing strategy:
- David Lee proposed focusing on social media marketing.
- The team discussed the pros and cons of different social media platforms.
- Decision: The team decided to focus on Facebook and Instagram marketing. (Action item: David Lee to develop a social media plan)
- 1. Review of Project Alpha progress:
- 中文翻譯:
- 1. 檢討Alpha專案進度:
- John Smith報告說專案進度符合預期，且在預算範圍內。
- Mary Johnson建議進行使用者調查以收集回饋。
- 決議: 團隊同意進行使用者調查。(行動項目: Mary Johnson負責協調調查)
- 2. 討論行銷策略:
- David Lee提議專注於社群媒體行銷。
- 團隊討論了不同社群媒體平台的優缺點。
- 決議: 團隊決定專注於Facebook和Instagram行銷。(行動項目: David Lee負責制定社群媒體計畫)
- 1. 檢討Alpha專案進度:
- 說明: 會議內容要力求精簡扼要，重點記錄討論的重點、決議事項、以及負責人。可以使用動詞的過去式來描述已經發生的事情，例如 “reported” (報告), “suggested” (建議), “decided” (決定)。在記錄決議事項時，一定要清楚地指出誰負責執行什麼，這就是所謂的 “action item”。
- 範例:
行動項目 (Action Items): 集中列出所有需要執行的項目，以及負責人。
- 範例:
- Mary Johnson: Coordinate user survey
- David Lee: Develop a social media plan
- 中文翻譯:
- Mary Johnson: 協調使用者調查
- David Lee: 制定社群媒體計畫
- 說明: 行動項目是會議記錄中非常重要的一部分，它確保了會議的決策能夠被落實。想像一下，如果開完會，大家都不清楚要做什麼，那這個會議就白開了，對吧？
- 範例:
下次會議的時間和地點 (Next Meeting Date, Time, and Location): 如果有需要，可以記錄下次會議的時間和地點。
- 範例: Next Meeting: 2024/04/15, 10:00 AM, Conference Room A
- 中文翻譯: 下次會議: 2024年4月15日, 上午10:00, A會議室
- 說明: 如果下次會議的時間和地點還沒有確定，可以註明 “To be determined” (待定)。
寫會議記錄的技巧：就像煮菜一樣，要有好食材和好廚藝！
除了了解會議記錄的結構，還需要掌握一些寫作技巧，才能寫出清晰明瞭的會議記錄。
使用清晰簡潔的語言 (Use clear and concise language): 避免使用模稜兩可的詞語和複雜的句子，力求讓讀者能夠輕鬆理解。
- 範例:
- 不好的寫法: The team had a lengthy discussion regarding the aforementioned issue.
- 好的寫法: The team discussed the issue in detail.
- 中文翻譯:
- 不好的寫法: 團隊針對上述問題進行了冗長的討論。
- 好的寫法: 團隊詳細討論了這個問題。
- 說明: 盡量使用簡單的詞語和句子，避免使用艱澀的術語。想像一下，如果你的朋友跟你講一堆聽不懂的專業術語，你會覺得很累，對吧？會議記錄也是一樣的道理。
- 範例:
使用動詞的過去式 (Use past tense verbs): 會議記錄是記錄已經發生的事情，所以要使用動詞的過去式。
- 範例:
- John Smith reported that…
- Mary Johnson suggested…
- The team decided…
- 中文翻譯:
- John Smith 報告說…
- Mary Johnson 建議…
- 團隊 決定…
- 說明: 記住，會議記錄不是小說，不要使用現在式或未來式。
- 範例:
記錄重點和決議 (Record key points and decisions): 會議記錄的重點是記錄會議的重點和決議事項，不需要記錄所有的細節。
- 範例:
- 好的寫法: The team decided to postpone the launch date to next month due to the ongoing pandemic.
- 不好的寫法: The team discussed the launch date for a long time. John Smith suggested postponing it, but Mary Johnson disagreed. After a heated debate, the team finally decided to postpone the launch date to next month due to the ongoing pandemic.
- 中文翻譯:
- 好的寫法: 由於持續的疫情，團隊決定將發布日期延至下個月。
- 不好的寫法: 團隊討論了發布日期很長時間。John Smith建議延後，但Mary Johnson不同意。經過激烈的辯論後，團隊終於決定由於持續的疫情將發布日期延至下個月。
- 說明: 盡量簡化描述，直接記錄決議事項。
- 範例:
清楚地標示行動項目 (Clearly identify action items): 在會議記錄中清楚地標示行動項目，並註明負責人，確保會議的決策能夠被落實。
- 範例:
- Action item: Mary Johnson to prepare a presentation for the next meeting.
- 中文翻譯:
- 行動項目: Mary Johnson負責為下次會議準備簡報。
- 說明: 使用 “Action item:” 這樣的標籤，讓大家能夠一眼就看到行動項目。
- 範例:
使用正確的文法和拼字 (Use correct grammar and spelling): 在寫會議記錄之前，要確認自己的英文文法和拼字能力，避免出現錯誤。
- 說明: 如果對自己的英文能力沒有信心，可以使用Grammarly等工具來檢查文法和拼字。
常用的英文句子和片語：就像調味料一樣，讓你的會議記錄更美味！
以下是一些常用的英文句子和片語，可以幫助你寫出更流暢的會議記錄：
- Opening the meeting:
- “The meeting was called to order at…” (會議於…召開)
- “The purpose of this meeting is to…” (這次會議的目的是…)
- Discussing a topic:
- “John Smith reported that…” (John Smith報告說…)
- “Mary Johnson suggested that…” (Mary Johnson建議…)
- “The team discussed the pros and cons of…” (團隊討論了…的優缺點)
- “There was a general agreement that…” (大家普遍認為…)
- Making a decision:
- “It was decided that…” (決定…)
- “The team agreed to…” (團隊同意…)
- “The action item is to…” (行動項目是…)
- Closing the meeting:
- “The meeting was adjourned at…” (會議於…結束)
- “The next meeting will be held on…” (下次會議將於…舉行)
範例會議記錄：就像食譜一樣，照著做就對了！
以下是一個範例會議記錄，供你參考：
Meeting Title: Project Beta Progress Meeting
Date, Time, and Location: 2024/04/01, 2:00 PM - 4:00 PM, Conference Room B
Attendees: John Smith (Project Manager), Mary Johnson (Marketing Manager), David Lee (Sales Director), Sarah Chen (Finance Manager)
Absentees: None
Agenda:
- Review of Project Beta progress
- Discussion of marketing plan
- Budget review
- Action items and next steps
Meeting Minutes:
- 1. Review of Project Beta progress:
- John Smith reported that the project is slightly behind schedule due to unforeseen technical issues.
- The team discussed potential solutions to address the technical issues.
- Decision: The team agreed to allocate additional resources to the project. (Action item: John Smith to request additional resources from the engineering team)
- 2. Discussion of marketing plan:
- Mary Johnson presented the proposed marketing plan for Project Beta.
- David Lee suggested incorporating social media marketing into the plan.
- Decision: The team agreed to incorporate social media marketing into the plan. (Action item: Mary Johnson to revise the marketing plan to include social media marketing)
- 3. Budget review:
- Sarah Chen reviewed the project budget and reported that the project is currently within budget.
- The team discussed potential cost-saving measures.
- Decision: The team agreed to explore potential cost-saving measures. (Action item: Sarah Chen to identify potential cost-saving measures)
Action Items:
- John Smith: Request additional resources from the engineering team
- Mary Johnson: Revise the marketing plan to include social media marketing
- Sarah Chen: Identify potential cost-saving measures
Next Meeting: 2024/04/15, 2:00 PM, Conference Room B
中文翻譯：
會議標題: Beta專案進度會議
日期、時間和地點: 2024年4月1日, 下午2:00 - 下午4:00, B會議室
與會者: John Smith (專案經理), Mary Johnson (行銷經理), David Lee (業務總監), Sarah Chen (財務經理)
缺席者: 無
議程:
- 檢討Beta專案進度
- 討論行銷計畫
- 預算審查
- 行動項目和後續步驟
會議記錄:
- 1. 檢討Beta專案進度:
- John Smith報告說由於無法預見的技術問題，專案進度略為落後。
- 團隊討論了解決技術問題的潛在方案。
- 決議: 團隊同意分配更多資源給專案。(行動項目: John Smith負責向工程團隊申請更多資源)
- 2. 討論行銷計畫:
- Mary Johnson提出了Beta專案的行銷計畫。
- David Lee建議將社群媒體行銷納入計畫中。
- 決議: 團隊同意將社群媒體行銷納入計畫中。(行動項目: Mary Johnson負責修改行銷計畫以納入社群媒體行銷)
- 3. 預算審查:
- Sarah Chen審查了專案預算，並報告說專案目前在預算範圍內。
- 團隊討論了潛在的節省成本措施。
- 決議: 團隊同意探索潛在的節省成本措施。(行動項目: Sarah Chen負責找出潛在的節省成本措施)
行動項目:
- John Smith: 向工程團隊申請更多資源
- Mary Johnson: 修改行銷計畫以納入社群媒體行銷
- Sarah Chen: 找出潛在的節省成本措施
下次會議: 2024年4月15日, 下午2:00, B會議室
保持熱情，享受開會！
寫會議記錄並不是一件難事，只要掌握了基本的結構和技巧，加上一些練習，你也可以寫出清晰明瞭的英文會議記錄。最重要的是，保持熱情，享受開會的過程，相信你會越來越得心應手！