如何寫出讓外國客戶也覺得親切的英文Email：告別菜英文，溝通零距離
想寫出讓外國客戶或同事覺得很舒服又專業的英文Email嗎？別擔心，今天就來跟你聊聊，怎麼讓你的Email不只是完成工作，還能讓人覺得你很懂、很貼心！
起手式：親切的問候語
就像跟朋友打招呼一樣，Email的第一句話很重要。不要直接切入主題，讓人覺得很冷漠。
- 比較正式的場合：
- “Dear Mr./Ms. [Last Name],” (親愛的[姓氏]先生/女士，)
- 範例：Dear Ms. Johnson, (親愛的強森女士，)
- 用法說明：如果知道對方的性別和姓氏，這是最保險的寫法。記得用尊稱，表示你的尊重。
- 比較輕鬆的場合：
- “Hi [First Name],” (嗨，[名字]，)
- 範例：Hi John, (嗨，約翰，)
- 用法說明：如果跟對方比較熟，或是同輩同事，可以用比較輕鬆的問候語。
- 不確定收件人是誰：
- “Dear Team,” (親愛的團隊，)
- “To Whom It May Concern,” (敬啟者，)
- 用法說明：如果不知道收件人是誰，這兩個選項都可以用，但”Dear Team”比較適合內部溝通。”To Whom It May Concern”比較正式，適合用於比較正式的場合，像是投履歷或詢問一般資訊。
內容架構：清楚明瞭是王道
Email的內容要簡潔明瞭，讓人一看就懂。不要繞圈圈，浪費大家的時間。
- 開門見山：
- 第一段就要說明你寫這封Email的目的。
- 範例：
- “I am writing to follow up on our meeting last week.” (我寫信來是想追蹤我們上週的會議。)
- “I am writing to inquire about the product availability.” (我寫信來是想詢問產品的供貨情況。)
- “I am writing to confirm the details of the project.” (我寫信來是想確認專案的細節。)
- 用法說明：直接告訴對方你想幹嘛，不要拐彎抹角。
- 詳細說明：
- 用條列式或分段的方式，清楚地呈現你的重點。
- 範例：
- “Regarding the project timeline, we have the following milestones:” (關於專案時程，我們有以下里程碑：)
- “Please find the attached documents for your reference:” (請參考附件。)
- “We need your approval on the budget proposal by Friday.” (我們需要你在星期五之前批准預算提案。)
- 用法說明：把資訊整理好，方便對方閱讀和理解。
- 提出要求或問題：
- 清楚地表達你的需求，或是提出你想問的問題。
- 範例：
- “Could you please provide me with the sales report for Q3?” (可以請你提供我第三季的銷售報告嗎？)
- “What is the estimated delivery date for the order?” (訂單的預計交貨日期是什麼時候？)
- “Please let me know if you have any questions.” (如果你有任何問題，請告訴我。)
- 用法說明：清楚地說出你想要什麼，避免模稜兩可。
- 結尾：
- 感謝對方的時間和協助。
- 範例：
- “Thank you for your time and attention.” (感謝你的時間和關注。)
- “Thank you for your assistance.” (感謝你的協助。)
- “I look forward to hearing from you soon.” (期待很快收到你的回覆。)
- 用法說明：表達你的感謝，讓人覺得你很禮貌。
用字遣詞：專業但又不失人情味
英文Email的用字遣詞很重要，要專業但又不失人情味，讓人覺得你很懂禮貌又很親切。
- 避免使用過於口語化的詞彙：
- 像是”gonna”、”wanna”、”kinda”等等，在正式場合最好避免使用。
- 範例：
- 不要寫：”I’m gonna send you the report.” (我要寄給你報告。)
- 要寫：”I am going to send you the report.” (我要寄給你報告。)
- 使用禮貌性的詞彙：
- “Please”、”Thank you”、”Could you please”等等，這些詞彙可以讓你的Email更友善。
- 範例：
- “Could you please review the document?” (可以請你審閱文件嗎？)
- “Thank you for your cooperation.” (感謝你的合作。)
- 注意時態：
- 確保你使用的時態正確，避免造成誤解。
- 範例：
- 不要寫：”I will send you the report yesterday.” (我昨天會寄給你報告。)
- 要寫：”I sent you the report yesterday.” (我昨天寄給你報告。)
- 避免使用俚語：
- 不同的國家或地區有不同的俚語，使用不當可能會造成誤解或冒犯。
- 範例：
- 除非你非常確定對方了解，否則不要使用俚語。
- 可以使用一些比較溫暖的詞彙：
- 像是”appreciate”、”helpful”、”considerate”等等，這些詞彙可以讓你的Email更有人情味。
- 範例：
- “I appreciate your help with this matter.” (我感謝你對這件事的幫助。)
- “Your feedback was very helpful.” (你的回饋很有幫助。)
常見錯誤：避免踩雷，提升專業度
以下是一些常見的英文Email錯誤，要注意避免，才能提升你的專業度。
- 拼字和文法錯誤：
- 這是最常見的錯誤，也是最容易避免的。在寄出Email之前，務必檢查拼字和文法。
- 可以使用拼字檢查工具或請朋友幫忙檢查。
- 主旨不夠明確：
- 主旨要簡潔明瞭，讓人一看就知道Email的內容是什麼。
- 範例：
- 不要寫：”Important” (重要)
- 要寫：”Project X - Meeting Schedule” (X專案 - 會議時間表)
- 沒有附件：
- 如果Email需要附帶附件，務必確認附件已經附加。
- 可以在Email中提醒對方：”Please find the attached file.” (請參考附件。)
- 回覆時間過長：
- 盡量在24小時內回覆Email，讓人覺得你很重視對方的訊息。
- 如果需要比較長的時間才能回覆，可以先回覆告知對方，並告知預計回覆時間。
- 使用全部大寫：
- 在Email中使用全部大寫，會讓人覺得你在吼叫，非常不禮貌。
- 除非有特殊原因，否則避免使用全部大寫。
- 過於情緒化：
- 在Email中表達情緒，可能會造成誤解或衝突。
- 如果遇到不愉快的事情，最好先冷靜下來，再撰寫Email。
一些額外的小建議：讓你的Email更上一層樓
- 了解對方的文化背景：
- 不同的文化有不同的溝通方式，了解對方的文化背景，可以幫助你更好地溝通。
- 例如，有些文化比較直接，有些文化比較委婉。
- 調整你的語氣：
- 根據不同的對象和場合，調整你的語氣。
- 例如，對上司或客戶要比較正式，對同事可以比較輕鬆。
- 善用範本：
- 網路上有很多免費的英文Email範本，可以參考使用。
- 但要注意，範本只是參考，要根據自己的情況修改。
- 多練習：
- 多寫英文Email，可以幫助你熟悉英文的用字遣詞和表達方式。
- 可以請朋友或同事幫忙修改，也可以參加英文寫作課程。
- 保持學習的態度：
- 英文是一種不斷發展的語言，要保持學習的態度，才能不斷提升你的英文能力。
關於一些台灣人常犯的錯誤
- 台式英文：
- 有些台灣人會把中文的思考方式直接套用到英文上，導致寫出來的英文很奇怪，外國人看不懂。
- 例如，不要說：”I very happy.” (我非常高興。)，要說：”I am very happy.” (我非常高興。)
- 過度使用縮寫：
- 雖然縮寫可以讓Email更簡潔，但過度使用縮寫可能會讓對方看不懂。
- 特別是對於不熟悉縮寫的人來說，更是如此。
- 例如，不要說：”FYI, I’ll be OOO.” (僅供參考，我會不在辦公室。)
- 要說：”For your information, I will be out of office.” (僅供參考，我會不在辦公室。)
- 忽略標點符號：
- 標點符號可以讓句子更清晰，避免造成誤解。
- 例如，逗號、句號、問號、驚嘆號等等，都要正確使用。
- 不注意段落：
- Email的段落要分明，讓人閱讀起來更輕鬆。
- 每段之間要空一行，方便對方閱讀。
- 使用不當的稱謂：
- 對於長輩或上司，要使用比較正式的稱謂，例如”Mr.”、”Ms.”、”Dr.”等等。
- 對於平輩或同事，可以使用比較輕鬆的稱謂，例如”Hi”、”Hello”等等。
總而言之，想要寫出讓人覺得舒服又專業的英文Email，最重要的就是用心。
- 設身處地為對方著想，讓對方覺得你很懂他們的需求。
- 用簡潔明瞭的語言，清楚地表達你的意思。
- 保持禮貌和尊重，讓人覺得你是一個值得信賴的合作夥伴。
- 多多練習，不斷提升你的英文能力。
希望這些建議對你有所幫助！寫英文Email其實沒有想像中那麼難，只要掌握一些基本原則，就可以寫出讓人覺得很棒的Email！加油！